Nous vous proposons d'intégrer le département Tertiaire Complexe du Pôle Rénovation Energétique du Bâtiment! vous travaillerez en étroite collaboration avec le manager du département et les différents chefs de projets pour conduire les missions suivantes :
Gestion administrative et contractuelle
- Appliquer les règles et procédures administratives,
- Vérification des devis reçus (ex : doublons)
- Saisir les nouveaux fournisseurs (Prise de contact, récolte de documents, …)
- Rédiger les contrats de prestations et de sous-traitance
- Rédiger et gérer les DC4 des marchés publics
- Saisir les commandes clients et fournisseurs
- Suivre les contrats et leur validation
- Suivre les procédures d’achats et de marchés en cours (application de pénalités (vente), durée d’exécution, limite contractuelle, réception (5%), GPA (5%))
- Intégrer les prestataires (Demandes au service IT, Création d’adresse mail, prolongation,)
-Faire un binôme avec l’assistante du département Multisites
- Etre en lien avec l’assistante de la DTGP siège (suivi contrat des prestataires,..)
Gestion facturation
- Gérer la refacturation interne et externe au service
- Gérer les litiges relatifs aux factures
- Gérer les ordres de service
- Maitriser les outils de Dalkia (Dacshop, city,Hercule,…)
Reporting
- Participer au suivi des lignes budgétaires
- Création et gestion de Reporting liés aux affaires et au service
- Construire et mettre en place des outils d’analyse ou de pilotage (ex : tableaux de bord)
- Tenir à jour les différents tableaux de gestion et agir en fonction...
- De formation bac+2/3, vous justifiez idéalement d'au moins 3 à 5 ans d'expérience en tant qu’assistante travaux, gestionnaire administrative de projet / assistante de projet.
- Vous avez des connaissances sur les fonctionnements des marchés publics et privés, des règles de la comptabilité ainsi que des normes de présentation administrative…
- Vous êtes autonome, organisé.e, rigoureux.se, vous savez travaillez en équipe et hiérarchiser les priorités…
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